ALV 2020
Ingekomen reacties op het jaarverslag 2019

De ALV 2020 is digitaal uitgeschreven vanwege de corona omstandigheden die een fysieke vergadering in 2020 niet toelieten.

Van 1 tot 15 januari 2021 had u de mogelijkheid om schriftelijk / digitaal vragen te stellen naar aanleiding van de notulen 2019, het jaarverslag 2019 en het Beleidsplan 2021-2025.
In de bestuursvergadering d.d. 2 februari 2021 zijn de binnengekomen reacties besproken.
Er zijn geen reacties op het Beleidsplan 2021-2025 ontvangen. Het bestuur heeft het Beleidsplan definitief vastgesteld.
Hieronder vind u de gestelde vragen met antwoord.


Bestuursverkiezing   
Het bestuur bestaat momenteel uit 8 bestuursleden.
Steven van Loo (voorzitter) was aftredend en herkiesbaar.  Hij is herbenoemd en blijft voorzitter van het bestuur.

Vragen en opmerkingen

Dick van Wijngaarden

Ik het jammer vind dat er voor gekozen is de namen van de werkgroepleden en de coördinatoren niet meer op te nemen in het jaarverslag. Wat me zelf betreft maakt mij dat niet uit maar ik vind het een onderwaardering wat betreft de inzet van de hardwerkende werkgroepleden. Natuurlijk wordt hier aandacht aan geschonken bij de eindejaar bijeenkomst maar als vereniging eenmaal in een jaar, schriftelijk in een jaarverslag, de namen vermelden van je werkgroepleden, is toch niet te veel gevraagd. M.i. een must.

Het is meestal de enige gelegenheid in een jaar waarbij iedereen eens bij name wordt genoemd en voor "de eeuwigheid" wordt vastgelegd in de verslaglegging.

Volgens mij is het nog niet eerder voorgekomen in de geschiedenis van onze club dat de namen zijn weggelaten. 

Ik hoop dat in een volgend jaar het bestuur anders beslist en hier aandacht voor heeft.


De vereniging telt momenteel 90 vrijwilligers. Zonder de inzet van deze vrijwilligers zou de vereniging niet kunnen draaien. Het bestuur waardeert deze inzet enorm.
In het jaarverslag 2019 zijn voor het eerst de namen van de werkgroepleden niet vermeld. Het niet vermelden van de werkgroepleden is toen ter tijd een bewust keuze geweest, vanwege de AVG-wet.
Het bestuur durfde het risico niet te nemen om ongevraagd aan de leden, hun naam te vermelden.
Het bestuur deelt de mening van Dick om deze hardwerkende werkgroepleden te “vereeuwigen” in het jaarverslag, als blijk van waardering.
Het bestuur heeft het volgende besloten: De coördinatoren van de werkgroepen zullen bij hun werkgroepleden informeren of er bezwaar tegen de registratie van hun naam in het jaarverslag is. Van degene die toestemming hebben gegeven wordt hun naam in het jaarverslag van 2020 weer genoemd.

Dick van Wijngaarden

Voor de ledenvergadering raad ik aan aandacht te hebben voor de media/public relations en adviseer hier beleid op te maken. Ik maakte me het afgelopen jaar wel zorgen over de opkomst op de verenigingsavonden, dat is in vergelijk met het verleden wel hard teruggelopen. Misschien is het goed om nog weer eens een gesprekje te voeren met de media, Grietje Akke de Haas, Olger Koopman (Stentor)en Wim Kamphorst (Facebook, Herinner je je Ermelo), nieuwe krant "Leef in Ermelo". Opvallend is namelijk dat het NMP en het Pakhuis wel bijna wekelijks aandacht krijgt met een artikel in de krant, bij de OVE blijft het alleen bij een vermelding in de agenda.


Het bestuur is zich ook bewust geworden van de teruglopende opkomst op de verenigingsavonden. Er is inderdaad te weinig PR en communicatie geweest.  Het bestuur bestaat uit 8 leden, die ieder een fors takenpakket hebben. De wil en de plannen zijn er wel, maar er zijn te weinig handen… Het bestuur is op zoek naar een nieuw bestuurslid met affiniteit voor PR en communicatie. Momenteel wordt er aan een functie- en procesbeschrijving PR en communicatie gewerkt.


Kascontrolecommissie 
Het afgelopen jaar bestond de kascommissie uit de heren G. van Waversveld en D. A. Kanselaar. De heer G. van Waversveld is afgetreden. Er heeft zich (nog) niemand gemeld voor het plaatsnemen in de kascommissie voor het jaar 2020 en 2021.
Misschien iets voor u?

In 2021 hopen we de ALV, zowel fysiek als weer vanouds in onze vertrouwde omgeving te houden.

Het bestuur van de Oudheidkundige Vereniging “Ermeloo”